Kun saamme vieraita ulkomailta, perehdytämme heidät toki saunaan ja tarjoamme suomalaista ruokaa ja ylpeänä esittelemme nähtävyyksiä ja suomalaista luontoa, mutta emme tuputa mitään. Annamme vieraan itse perehtyä maahamme ja kulttuuriimme. Siedämme erilaisuuttakin, sillä ymmärrämme, että Olemme Suomalaisia. Tunnemme meille tärkeät arvot ja pidämme niistä kiinni, emmekä ilman painavia syitä ole valmiita niistä luopumaan. Pyrimme tarjoamaan ulkomaalaiselle vieraalle positiivisen kokemuksen maastamme, sen asukkaista, kulttuurista ja elämästä täällä. Voisiko perehdytyksenkin avainsana olla perehtyjän saama kokemus?
Työyhteisön toimivuuteen ja samalla työhyvinvoinnin parantamiseen pyritään vaikuttamaan laatimalla pelisääntöjä. Oikeaoppisesti laaditut pelisäännöt vastuuttavat ensin itseä ja sitten vasta muita. Esim. ”Autan työkaveria ja osaan myös pyytää apua.” Työyhteisöissä on laadittu pelisääntöjä monenlaisiin tilanteisiin; on vuorovaikutuksen pelisääntöjä, tiedottamisen pelisääntöjä, palaverikäyttäytymisen pelisääntöjä jne. Perehdytyksenkin suhteen on olemassa strategioita ja toimintamalleja, joiden mukaan perehdytyksen on määrä tapahtua. Korostan sanoja ”on määrä”, sillä käytännössä perehdytys tuntuu usein epäonnistuvan. Osittain toki siksi, ettei työyhteisössä ole ajan tasalla olevaa suunnitelmaa perehdytyksestä tai siksi, ettei sitä noudateta. Usein epäonnistumista perustellaan kiireellä ja ajanpuutteella. Millaiset olisivat parhaat perehdytyksen pelisäännöt?
Parhaiten pelisääntöjen noudattaminen onnistuu silloin, kun ne laaditan kaikkien työyhteisön jäsenten kanssa niin, että jokaisella on osallistumis- ja vaikutusmahdollisuus. Työntekijän ja työyhteisökehittäjän kokemukseni perusteella ehdotan rungoksi seuraavia neljää pelisääntöä, joista voi työyhteisössä kehitellä yhteistoiminnallisesti ja osallistavasti uusia, tarkempia ja yksityiskohtaisempia.
- Otan mukaan.
- Ajattelen ääneen.
- En oleta, kysyn.
- Huomaan hyvän toisessa, meinaamisenkin.
Minulla on muutama oikein hyvä työn kautta tutuksi tullut ystävyyssuhde, joka on saanut alkunsa perehdytyksestä. Miettiessäni, miksi juuri nämä ihmiset ovat osoittautuneet parhaiksi perehdyttäjiksi ja millaiset ominaisuudet tai vuorovaikutuksen tavat heitä yhdistävät, päädyin noihin neljään edellä mainittuun seikkaan, joita nyt perehdyttämisen pelisäännöiksikin ehdotan. Näiden henkilöiden kanssa on toteutunut suuri psykologinen turvallisuus. On tullut tunne siitä, että pääsen mukaan sekä tilanteisiin että ajatusten vaihtoon. Minut on alusta alkaen otettu vakavasti ja oltu kiinnostuneita mielipiteistäni ja kokemuksistani perehtyjänä.
Parasta on ollut perehdyttäjien tapa ”ajatella ääneen”. Se ei ole alleviivaavaa osoittelua, vaan se ”antaa luvan” keskustella yhtä lailla perehdyttäjän toimintatavoista kuin perehtyjänkin käyttämistä tavoista tai näkemyksistä. Sellaisessa samanlaisessa hyväntahtoisuuden ja kohteliaisuuden ilmapiirissä kuin jos perehtyjä olisi ulkomaalainen vieras, uskaltaa perehdyttäjä kysyä perehtyjältä mitä vaan työhön, osaamiseen ja aiempiin kokemuksiin liittyvää, tarvitsematta olettaa asioita. Tämä toimii myös toisinpäin. Kaikkia kysymyksiä pidetään hyvinä ja mielenkiintoisina ja niihin vastataan selkeästi ja havainnollisesti. Perehdyttämisen kannalta on osoittautunut hyväksi sellainen rakenne, että kaikesta perehdytykseen liittyvästä on tarkka suunnitelma, johon on listattu asiat, jotka esimies perehdyttää, jotka nimetty perehdyttäjä käy perehtyjän kanssa läpi, sekä asiat, joihin tutustuminen on perehtyjän omalla vastuulla. Sovitaan myös vuorovaikutuksen tavasta ja rakenteesta, jolla perehdytysvaihe viedään läpi. Perehtymiseen liittyviä etukäteen sovittuja tapaamisia esimiehen kanssa on alussa, puolivälissä ja lopussa. Perehdyttäjän kanssa vuorovaikutusta ja keskusteluakin työn lomassa voi olla useita kertoja päivässä, mutta viikottain on oltava sovittu, keskustelulle varattu ja pyhitetty aika (1/2 tuntia – tunti), jossa perehtyjä ottaa esille viikon aikana tekemiään havaintoja, askarruttamaan jääneitä asioita, kysymyksiä, joihin ei ole löytänyt vastausta tms. Kyse ei ole koulutuksesta tai ”sopeuttamisesta”, vaan tasaveroisesta vuoropuhelusta, aidosta dialogista, jossa molemmat oppivat.
Palaute on tärkeä työkalu, oikeastaan yksi tärkeistä onnistumisen avaimista kaikessa vuorovaikutuksessa, niin myös uuteen työhön perehtymisessä. On hyvä huomata kaikenlainen yrittäminen ja pienetkin onnistumiset, aivan tavallisissakin asioissa. Voisi sanoa, että mentorilla on oltava silmää ”meinaamisellekin”, niin että huomaa toisen onnistumisen jo silloin kun sitä ei itse asiassa ole vielä tapahtunutkaan. Koska kyseessä on vuorovaikutussuhde, optimaalisen onnistumisen takaa juuri molemminpuolisuus. Perehtyjän positiivinen palaute perehdyttäjän toimista, pienetkin arvostavat huomiot ja kiittäminen ajan antamisesta ja vaivannäöstä ovat polttoaine, joka saa perehdyttäjän yltämään ei vaan hyvälle vaan erinomaiselle tasolle luottotehtävässään perehdyttäjänä.
Palataanpa vielä sanoihin ”hei, kiitos ja anteeksi, ja kippis”. Kahta ensimmäistä käytetään ahkerasti päivittäin; mitä enemmän, sen parempi. Monet ongelmat ratkeavat, ei syyllistä hakemalla, vaan ”syylliseksi ilmoittautumalla” ja anteeksi pyytämällä. Kippis -sanaa käytetään harvemmin, mutta se symboloi onnistumisten juhlistamista. Miljoonakahvit olivat aikoinaan Riihimäen Tiilitehtaan johdon tapa juhlia onnistumista yhdessä työntekijöiden kanssa aina kun miljoonas tiili valmistui.
Tämän vuoden alussa monet toivottelivat toisilleen parempaa uutta vuotta, viitaten tällä viime vuoden koettelemuksiin, jotka olivat odottamattomia, ja joihin ei ollut osattu varautua. Onneksi on monia asioita, joihin voi varautua ja valmistautua. Perehdytys on yksi sellainen. Päätetään onnistua siinä hyvin tänä vuonna. Kippis!
Seija Strömberg, SoteDialogit-hankkeen kehittäjä, Tampereen yliopisto, Työelämän tutkimuskeskus