Tämän ajan lempilapsia, joita hankemaailman lisäksi kasvatetaan niin liikkeenjohdossa, konsulttitoimistoissa kuin urheilujoukkueissakin. Niitä paapotaan liki jokaisessa organisaatiossa ja on kieltämättä miellyttävä ajatella, että suomalainen kulttuuri on ottanut keskustelevamman lähestymiskannan ihmisten väliseen yhteistyöhön. Siispä, ei ole pelkästään trendikästä kertoa ja olla jotakin mieltä viestinnästä vaan se on jokaisen itseään kunnioittavan hanketyöntekijän velvollisuus. Siispä katsotaan, mitä TYKYTUO-projektilla on viestittävänä viestinnästä. (Varoitus: Jos kirjoittajan näennäisen nokkela sanakikkailu sai sinut siristämään silmiä ja puremaan hampaita yhteen, ei kannata jatkaa lukemista. Niitä on tiedossa lisää.)
TYKYTUO-hanke toimii monella sektorilla yhtäaikaisesti. Monialaisuus edellytti etenkin alkuvaiheessa napakkaakin yhteydenpitoa eri kohderyhmiin. Monella alueella huseeraaminen edellytti jonglöörin aivoja, sillä pallot tuli pitää ilmassa yhtä aikaa, muttei saanut unohtaa mitkä niistä oli jo ottanut kiinni, jotta voisi heittää uudelleen. Välillä sillejä meinasi uiskennella salaattiin liiankin kanssa, mutta lopputulemana oli vähintään keskinkertainen onnistuminen. Lähes kaikki keitä tavoiteltiin, saatiin muutaman mutkan jälkeen kiinni.
Kohderyhmien tunnistaminen ja heidän kontaktointi onkin ensimmäinen asia, minkä hankeviestinnästä kannattaa nostaa esiin. Ennen kuin mikään hanke alkaa ja yhtäkään kickstarttia, interventiota tai yhteistyötahojen kaffepaussia on edes suunniteltu on syytä perin juurin kartoittaa kaikki toimijat, jotka tavalla tai toisella ovat hankkeen vaikutuspiirissä. Erityisen olennaista tämä on tilanteessa, jossa hanketta toteuttavat henkilöt tulevat mukaan eri aikoihin ja eri aloilta. Tällöin on vaarana, että osaaminen aihepiiristä korostuu paikallistentoimijoiden tuntemuksen kustannuksella, ellei mukana satu olemaan hyvin verkostoitunutta ja yhteydenpitoa kaihtamatonta vuorovaikutuseksperttiä. Viestinnän kohderyhmien tunnistamista saattaisi viestintäkonsultti kutsua toimijakartan piirtämiseksi.
Kun kaikki sidosryhmät on saatu samaan kuvaan ja toimintahorisontti avautuu edessä, on syytä pohtia millaista viestiä, mitä viestintätapaa ja kenen nimissä tehtyä viestintää olisi hankkeen kannalta hyvä toteuttaa. Yleisin ohje lienee, että kannattaa viritellä niin monta linjaa kuumaksi, kuin mahdollista. Tällöin on todennäköistä, että edes yksin viestinnällinen ponnistus pääsee maaliin asti. Ruohonjuuritason viestinnän ja kohtalaisen laajan joukon tavoittamiseen ovat erilaiset sosiaalisen median paikallisryhmät eriomaisia alustoja. Esimerkiksi TYKYTUO-hankkeen viestiä on jaettu Parkanon ja Mänttä-Vilppulan ”puskaradio”-ryhmissä. Hankkeen työntekijä on esiintynyt siellä omalla henkilökohtaisella profiilillaan ja varmistanut ennen viestin jakamista ryhmän ylläpitäjältä mainonnan sopivan ryhmän toimintaperiaatteisiin.
No sitten se toiseksi tärkein asia, eli viestin laatiminen. Kaikille hankkeille muodostuu oma sanasto, johon kuuluvia sanoja käytetään tai niitä joudutaan käyttämään toistuvasti. Esimerkiksi viestinnästä puhuttaessa herkästi sorrutaan sellaisen kielen ja termien käyttämiseen, jotka löytyvät myös konsultti-suomi-konsultti -sanakirjasta, kuten tässäkin tekstissä esiintyneet toimintaperiaate, toimijakartta ja kontaktointi. Toisteisuuden ja parhaiten omaan suuhun istuvan verbaliikan tiedostaminen ja tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti kohderyhmälle sopivaa kieltä.
Käytännön esimerkki viestin muokkaamisesta hankekielestä kansankielelle voisi olla TYKYTUO-hankkeen puitteissa kirjoitettu lause: ”Intervention aikana potilastietojärjestelmä edellyttää terveydenhuollon ammattilaisilta vastaanottotilanteessa potilaan työkyvyn tuen tarpeen tai työhön liittyvyyden arviointia, josta tehty merkintä käynnistää työkyvyn tuen palveluketjun.” Virke on pitkä, siinä on paljon käsitteitä ja kaiken lisäksi se vaikuttaa enemmän hankehakemuksesta napatulta katkelmalta kuin ihan oikeasti toimivan hankkeen toiminnan kuvaukselta. Mikäli ei ole välttämätöntä ja viestin sisällön kannalta olennaista käyttää edellä esitetyn tapaista kirjoitustapaa, ei sitä kannata käyttää. Hankekuvaukset ja niiden tekstit luovat hankkeissa työskentelevien henkilöiden todellisuuden reunat, mutta viestin saajalle ne eivät kerro tuon taivaallista. Siispä esimerkkivirke voisi taipua vaikka sosiaalisen median viestiksi näin: ”Terveyskeskusten henkilökunta arvioi hankkeen ajan potilaiden työkykyä ja tarvittaessa ohjaa heidät työkykyä tukevaan palveluun.” Eli, muista yksinkertaistaa, karsi yksityiskohtia ja ajattele millaista tekstiä itse haluaisit lukea.
Hankkeen elinkaaren aikana tulet olemaan yhteydessä joihinkin toimijoihin useasti ja toisiin vain kerran. Ja on enemmän sääntö kuin poikkeus, ettet tule saamaan tiedotteen tai tietoiskun saaneilta, missään muodossa varmistusta viestin perille saapumisesta. Hankkeen onnistumisen kannalta onkin olennaista, että viestintä on ennalta suunniteltua, johdonmukaista ja ymmärrettävää. Niin sanotun kaikumattoman metsän tilanne on siedettävissä, kun tukenasi on viestintäsuunnitelma. Tällöin yksittäisen viestintäratkaisun epäonnistuminen voidaan vaivattomasti paikata, kun ennalta tiedetään mistä aiotaan seuraavaksi pää aukaista. Kaikupohjaakin olennaisempaa tosin on, että hyödynnät jokaisen mahdollisuuden kertoa hankkeesta. Olipa kyseessä valiokunnan kuulemistilaisuus tai Ruikonperän kesämarkkinat, on jokainen tsäänssi mahdollisuus.
Hankeviestintä on monimutkainen soppa, jossa on usein monta kokkia omine mausteineen. Hyvällä suunnittelulla pääset pitkälle, mutta myös valppaus ja kyky reagoida nopeasti tilanteisiin on onnistumisen kannalta avain asemassa. Aivan erityisen tärkeää on, että viestisi ymmärretään. Pyri siis sanakirjan sijasta tarjoamaan hankkeesi aapista, kun sinulle siihen annetaan mahdollisuus!
Kirjoittaja pahoittelee, mikäli tekstin konsulttimaisuus resonoi negatiivisesti lukijoissa. Sovinnon eleenä hän antaa ilmaisen työkaluvinkin toimijakartan piirtämiseen: Gephi (linkki johtaa erilliselle sivulle)
Lauri Vähätalo
Projektitutkija, Tampereen yliopisto
lauri.vähätalo@tuni.fi