Hankeparin esiselvitysvaiheessa pyrittiin luomaan yleiskuva siitä, miten maakuntauudistus ja siihen läheisesti liittyvä kasvupalvelu-uudistus ymmärretään ja miten uudistuksia tulkitaan tutkimuskohteena olevien Tampereen, Turun ja Seinäjoen kaupunkiseutujen keskeisten toimijoiden näkökulmasta. KAITSE ja KAITSE-EP –hankkeiden käytännön toteutus tapahtui toisistaan erillisinä kokonaisuuksina ja seuraavassa raportoitava perustuu KAITSE-hankkeen aineistoihin. Tarkastelussa keskityttiin erityisesti maakuntauudistuksen sisältöihin, jolloin sosiaali- ja terveydenhuollonuudistuksen asiakokonaisuudet rajattiin tarkastelun ulkopuolelle.
Esiselvitysvaiheen aineistoina toimivat uudistuksen valmisteluun liittyvät asiakirja-aineistot sekä hankkeen aikana toteutetuin asiantuntijahaastatteluin kerätty empiirinen aineisto. Kaikkiaan aineistonkeruun yhteydessä haastateltiin 29 Tampereen ja Turun seudun, Pirkanmaan ja Varsinais-Suomen liiton, ELY- ja TE-keskusten, TEM:n ja Suomen Kuntaliiton avainhenkilöä, jotka työskentelivät hankkeen kysymyksenasettelun kannalta keskeisessä asemassa. Haastattelut toteutettiin marras-joulukuun 2016 ja tammikuun 2017 aikana. Kaupunkiseutujen toimijoiden painottamat kaupunkikehitykseen ja kaupunkiseutujen elinvoiman kehittämiseen liittyvät asiakokonaisuudet nostettiin tutkimuksen ydinteemoiksi, joita kuljetettiin läpi kaikkien tutkimusprosessin vaiheiden.
Aineiston perusteella uudistus näyttäytyy prosessina, joka yhtäältä hajottaa olemassa olevia rakenteita, toimintatapoja ja käytäntöjä, toisaalta kokoaa ne uudelleen yhteen vastatakseen paremmin muotoutuvan toimintaympäristön tarpeisiin. Uudistukseen on ladattu valtavasti erilaisia odotuksia, pelkoja ja toisistaan poikkeavia tulkintoja. Tämä monitulkintaisuus tuottaa osaltaan ohipuhuntaa, jota uudistuksen ympärillä on ollut huomattavan paljon. Ohjausjärjestelmän kehittämisellä ja ohjaustunteen lisäämisellä sekä luottamuksella ja sen rakentamisella on keskeinen merkitys uudistusprosessin jatkon kannalta ja erityisesti erilaisten pelkojen ja uhkakuvien hälventämisessä. Yhdeksi keskeiseksi uhaksi tulkittiin uudistusprosessin jumiutuminen puhtaan teknis-rationaaliselle tasolle. Sen lisäksi, että uudistusta viedään eteenpäin lainsäädännöllisesti ja organisaatiorakenteita muokaten, uudistusprosessissa tulisi huomioida paremmin eri toimijoiden näkökulmia ja odotuksia.
Johtamisen toimijoita yhdistävä luonne tulisikin ymmärtää paremmin ja parantaa samalla eri toimijoiden luottamusta uudistusta kohtaan, samoin kuin heidän välistä yhteistyötään. Lisäksi palveluiden käyttäjien – kuntien ja maakuntien asukkaiden – asemaa hallintorakenteiden toiminnan ytimessä ja uudistuksen onnistumisen edellytyksenä tulisi kirkastaa entisestään. Uudistuksen reformistisen luonteen vuoksi aikaisempi evolutiivisuuteen ja polkuriippuvuuksiin perustunut julkishallinnon kehityskulku on vaarassa katketa, mikä pakottaa uudistuksen lopputulemana perusteellisesti muokkautuvat julkishallinnon toimijat rakentamaan tietoisesti legitimiteettiään uudelta pohjalta. Myös tässä toiminnassa niin uudistusta valmistelevien ja toteuttavien ihmisten kuin myös tavallisten kansalaisten kokemukset ja tulkinnat ovat keskeisessä asemassa uudistuksen onnistumisen kannalta.