Tuotetiedonhallintaa tarpeisiin vastaten

Kuvituskuva: tilasto

Korkeakouluyhteistyö kannattaa monella tavalla

Opiskelijat ovat tärkeä voimavara TKI-hankkeissa sekä korkeakouluille että yrityskumppaneille. Vaikka opiskelijat vasta opiskelevat ammattilaisiksi, ohjatut opiskelijaprojektit voivat tuottaa sekä laadukasta uutta tietoa että uusia innovaatioita. Myös PDM2pk-hankkeessa sekä hanke, yritykset että opiskelijat ovat päässeet hyötymään yhteistyöstä harjoittelu- ja opinnäyteprojektien kautta. Seuraavassa kypsyysnäytetekstissään Turun ammattikorkeakoulun Konetekniikasta juuri muotoiluinsinööriksi valmistunut Aleksandria Jokiniemi ansiokkaasti tiivistää tuotetiedonhallinnan alkukartoitusvaiheen, joka on olennaisen tärkeä vaihe onnistuneen tuotetiedonhallintajärjestelmän käyttöönotossa.

 

Tuotetiedonhallintaa tarpeisiin vastaten

Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus on tärkeämpää kuin koskaan. Tuotetiedonhallinnan tärkeys korostuu nykypäivän yhteiskunnassa kiireiden keskellä ja projektien ollessa yhä tiukemmin aikataulutettuja. Useat yritykset painivat epäsopivien tai kankeiden tietoteknisten järjestelmien kanssa ja kynnys uuden järjestelmän käyttöönotolle saattaa olla korkea.

Yrityksen tarpeisiin sopivaksi räätälöity tuotetiedonhallinta takaa tiedon ajantasaisuuden ja helpottaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisten toimijoiden kanssa. Projektien läpimenoajat lyhenevät, kun aika valu tiedostojen etsimiseen ja versioiden vertailuun.

PDM2pk – Tuotetiedonhallintaa pk-sektorille -hankkeen teemoihin kytkeytyen tehtiin opinnäytetyönä tuotetiedonhallinnan alkukartoitus. Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda yleispätevä ohjeistus tuotetiedonhallinnan käyttöönottoa edeltävälle selvitykselle yhdistäen sekä tekniikan että muotoilun lähestymistapoja.

 

Käyttäjälähtöisyys edellä

Sopivan PDM-järjestelmän löytämiseksi tarvitaan ainakin kolme asiaa:

  • Selkeä strateginen näkemys järjestelmän vaikutuksista
  • Yrityksen tarpeiden tarkka kartoitus
  • Luotettava järjestelmätoimittaja

Näkemys järjestelmän vaikutuksista toimintaan on ehkä listan ilmeisin kohta. Riskianalyysit, tehokkuuden arvioinnit ja laatujärjestelmät ovat jokaiselle yritykselle tuttuja analyyttisen arvioinnin menetelmiä, joita yleensä käytetään päätöksiä tehdessä.

Tarpeiden kartoituksessa astutaan lähemmäksi ihmiskeskeisyyttä. Yrityksen prosesseja ja tarpeita on toki hyvä tarkastella yleisellä tasolla, mutta varsinkin pienissä yrityksissä tulee huomio kiinnittää itse työntekijöihin. Henkilöstöä kannattaakin osallistaa järjestelmän vaatimuksia ja toimintoja pohtiessa, sillä kuka osaisikaan kertoa käytännön työstä paremmin kuin työntekijä itse.

Jokaista uuden järjestelmän kanssa tekemisissä olevaa henkilöä tai osastoa kannattaa haastatella sekä valmiiden kysymysten että avoimen teemahaastattelun merkeissä. Mahdollisimman monen näkökulman tarkasteleminen varmistaa sen, ettei yksikään toiminto kärsi tai takkuile järjestelmän käyttöönoton takia.

Joskus henkilöstö on kangistunut kaavoihinsa, eikä PDM-järjestelmän avulla toteutettavia kehitysideoita tunnu löytyvän kyselemällä. Seuraamalla yksittäisten työntekijöiden päivittäistä rutiinia saa paremman kuvan aikasyöpöistä ja mahdollisista tiedonhallintaan liittyvistä riskeistä. Dokumentoimalla sekä uhat että mahdollisuudet saa hyvän ymmärryksen oman yrityksen sisällä tapahtuvista toiminnoista, jotka tulee ottaa huomioon järjestelmää valitessa.

Toimittajan valinta on lähes yhtä tärkeää kuin itse järjestelmänkin. Hyvin valittu toimittaja säästää yrityksen aikaa ja resursseja. PDM-järjestelmän toimittajan tulisi

  • Ymmärtää, millaista yrityksen toiminta on
  • Pitää kiinni sovituista vasteajoista
  • Kuunnella yrityksen toiveita
  • Ymmärtää kommunikaation tärkeys

Järjestelmän ylläpidon, koulutusten ja käyttöönoton ulkoistamisesta järjestelmätoimittajalle on hyvä keskustella kartoitusta aloittaessa. Sopiva toimittaja osaa tukea yritystä ammattitaidolla.

 

Liikaa tietoa – vai liian vähän?

Erilaisia tuotetiedon- ja elinkaarenhallinnan järjestelmiä on paljon. Jokaisella suurella CAD-ohjelmistotalolla on omansa, joillain jopa useampia. Järjestelmien vertailu keskenään on samanaikaisesti vaikeaa ja helppoa.

Yrityksen käytössä oleva 3D- tai CAD-ohjelmisto auttaa rajaamaan järjestelmiä pois jo alkuvaiheessa. Tiedostomuotojen sopivuus ja integraatiot suunnitteluohjelmistoissa helpottavat päätöksentekoa. Miksi ottaa järjestelmää, joka ei ole optimoitu käytettävän suunnitteluohjelmiston kanssa, jos myös optimoitu järjestelmä olisi tarjolla?

Vaikka periaatteet ovat pysyneet samana, on suomenkielinen kirjallisuus tuotetiedonhallinnasta osittain jo vanhentunutta, sillä järjestelmät ovat kasvaneet ja kehittyneet kahdenkymmenen vuoden aikana suunnattomasti. Ajantasaisinta tietoa löytääkin ohjelmistotalojen omilta sivuilta, vaikka materiaali onkin ainakin jossain määrin puolueellista oman järjestelmän myynnin tukemiseksi.

 

Kohti tehokkuutta ja sen yli

Vaikka tuotetiedonhallinnan päivittäminen tuntuu suurelta projektilta, on sen hyödyt tutkitusti suuret. Ajan lisäksi säästyvät henkilöstön hermot, valmistuksella on varmemmin oikeat dokumentit, eikä asiakkaan tarvitse reklamoida tiedonhallinnan ongelmista johtuvista epäkohdista niin usein. Etätyöt helpottuvat, ja alihankkijat saavat aina uusimman version osakokoonpanojen ohjeista.

Vaikka ihmiskeskeisyys ja käyttäjälähtöisyys tuntuvatkin välillä tekniikan maailmassa kaukaisilta sanoilta, niiden tärkeydelle on syynsä: Muistamalla oman henkilöstön roolin ja asiantuntijuuden omassa työssään saa tuotetiedonhallinnasta maksimaalisen hyödyn irti.

 

Kirjoittajat:

Johdanto
Tarmo Karhu
Koulutus- ja tutkimusvastaava
Konetekniikan koulutus, muotoilun erikoistumisalue
Turun ammattikorkeakoulu
tarmo.karhu@turkuamk.fi
+358 40 355 0189

Teksti
Aleksandria Jokiniemi
Muotoiluun erikoistunut koneinsinööri (AMK)
Turun ammattikorkeakoulu