VALOHUB-hankkeen tietosuojailmoitus
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679), artiklat 12–14
Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten VALOHUB-hankkeen kartoituksissa, kyselyissä ja haastatteluissa kerättäviä henkilötietoja käsitellään.
VALOHUB on Euroopan sosiaalirahasto plussan eli ESR+:n osarahoittama hanke, jota toteuttavat Tampereen ammattikorkeakoulu, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, Hämeen ammattikorkeakoulu, Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja Oulun ammattikorkeakoulu.
- Rekisterinpitäjä
Tampereen ammattikorkeakoulu Oy
Kuntokatu 3
33520 Tampere
Y-tunnus: 1015428-1
Hankkeen muut toteuttajat ovat:
- Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
- Hämeen ammattikorkeakoulu
- Jyväskylän ammattikorkeakoulu
- Oulun ammattikorkeakoulu
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jiri Vilppola / 040 6482756
Sähköposti: jiri.vilppola@tuni.fi
- Tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuoja.tamk@tuni.fi
- Rekisterin nimi
VALOHUB-hankkeen kartoitusten, kyselyiden ja haastattelujen henkilötietorekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään VALOHUB-hankkeen toteuttamista varten. Oppilaitoksilta kerätään kartoitus-, haastattelu- ja kyselyaineistoa hankkeen tavoitteiden suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja raportointia varten.
Henkilötietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttöön.
Jos aineistoa käytetään myöhemmin tutkimukseen VALOHUB-hankkeen ulkopuolella, tutkimuskäyttö käsitellään erillisenä kokonaisuutena. Tällöin laaditaan erillinen tutkimussuunnitelma, arvioidaan tutkimusluvan tarve ja laaditaan tutkimusta koskeva tietosuojailmoitus. Tutkimuskäytön oikeusperuste arvioidaan erikseen.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Hankkeen eri työpaketeissa voidaan käsitellä enintään seuraavia henkilötietoryhmiä:
- vastaajan nimi
- sähköpostiosoite tai muu yhteystieto
- organisaatio
- tehtävänimike tai rooli oppilaitoksessa
- kysely- ja kartoitusvastaukset
- haastatteluaineistot
Vaikka vastaukset kerättäisiin ilman nimeä, vastaaja voi joissakin tilanteissa olla tunnistettavissa esimerkiksi organisaation, tehtävän, pienen vastaajaryhmän tai muun taustatiedon perusteella. Hankkeen julkaisuissa vastaajien henkilötiedot anonymisoidaan.
- Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään kyselyiden ja kartoitusten yhteydessä.
Kartoituksissa voidaan käyttää myös:
- oppilaitoksilta saatavia tietoja
- hankejulkaisuja ja hankeaineistoja
- julkisia lähteitä, kuten julkaistuja artikkeleita ja raportteja.
- Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille tahoille.
Tietoja käsittelevät ainoastaan VALOHUB-hankkeen työntekijät, joiden tehtäviin kyseisen aineiston käsittely kuuluu. Henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella.
- Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei tämänhetkisen tiedon perusteella siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
- Henkilötietojen suojaaminen
Sähköisesti käsiteltävä aineisto
Aineisto tallennetaan Tampereen ammattikorkeakoulun hyväksymään tietoturvalliseen tallennuspaikkaan, kuten Teamsiin, Formsiin tai AARRE-järjestelmään.
Käyttöoikeudet rajataan henkilöihin, joiden tehtäviin aineiston käsittely kuuluu:
- Teams-ympäristön käyttöoikeus on hanketyöntekijöillä
- AARRE-järjestelmän käyttöoikeus on projektipäälliköllä.
Henkilötietoja ei tallenneta avoimiin tai henkilökohtaisiin tallennuspaikkoihin ilman perustetta.
Manuaalinen aineisto
Jos hankkeessa syntyy paperista aineistoa, sitä säilytetään lukitussa tilassa. Aineisto hävitetään tietoturvallisesti, kun sen säilyttämiselle ei enää ole perustetta.
- Henkilötietojen säilytysaika
Hankkeen aineiston säilytysaika on viisi vuotta.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on VALOHUB-hankkeen toteuttamisen, raportoinnin ja mahdollisten tarkastusvelvoitteiden kannalta tarpeellista. Säilytysajan jälkeen aineisto poistetaan, anonymisoidaan tai arkistoidaan sovellettavan ohjeistuksen mukaisesti.
Jos aineistoa käytetään myöhemmin tutkimuksessa, aineiston säilyttäminen ja jatkokäyttö kuvataan erillisessä tutkimussuunnitelmassa ja tutkimuksen tietosuojailmoituksessa.
- Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
- oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- oikeus pyytää tietojen poistamista
- oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- tietyissä tilanteissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Oikeuksien soveltamiseen voi liittyä tietosuojalainsäädännöstä johtuvia rajoituksia.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan:
Sähköpostitse: tamk@tuni.fi
Postitse:
Tampereen ammattikorkeakoulu
33520 Tampere
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
- ESR+-hanketoiminnan huomioiminen
VALOHUB on ESR+-osarahoitteinen hanke. Henkilötietoja voidaan käsitellä hankkeen toteutuksen, seurannan, raportoinnin ja mahdollisten tarkastusvelvoitteiden edellyttämässä laajuudessa. Tietosuojailmoituksen mukainen käyttötarkoitus ei kuitenkaan oikeuta keräämään hankkeen toiminnan kannalta tarpeettomia henkilötietoja.
ESR+-hankkeiden toteutuksessa on noudatettava EU:n perusoikeuskirjan mukaisia periaatteita, yhdenvertaisuutta, syrjimättömyyttä ja esteettömyyttä.