TAIKOJA II -hankeverkosto kokoontui 30.10.2019 pidetyn Digivirta-seminaarin jälkeen iltapäiväksi verkostotapaamiseen pohtimaan sisäistä viestintää. Viestintäkouluttaja Laura Mänki viestintätoimisto Joy & Orderista ohjasi työpajan, jossa pureuduttiin viestinnän teoriaan ja käytäntöön. Ryhmissä mietittiin konkreettisesti, mikä oman hankkeen viestinnässä toimii ja missä on vielä kehitettävää.
Viestinnän jatkuvuus tärkeää
Työn ilo, innostuminen, ymmärrys, arvostus, tehokkuus, tietotulvan hallinta… Positiivisten asioiden lista on pitkä, kun sisäinen viestintä paranee organisaatiossa. Mänki on kehittänyt sisäistä viestintää hyvin erilaisten organisaatioiden parissa, mutta huomaa aina saman asian: jos viestintä ei toimi, ei toimi oikein mikään muukaan. Sisäisen viestinnän parantuessa hedelmät korjataan muussa toiminnassa.
Elämme jatkuvassa vuorovaikutuksessa ja viestintä on nykyään vahvasti monisuuntaista. Olettaminen on haasteena monessa työyhteisössä: oletetaan, että muut tietävät kyllä mitä teen. Etukenoon viestimällä ja jatkuvuudella saadaan paljon hyvää aikaan. Sen sijaan, että oletetaan muiden tietävän asiat, asioita kannattaa tuoda jatkuvasti esille, vaikka ne eivät olisikaan vielä valmiita.
Viestintä on osa jokaisen työtä
”Tieto ei kulje”, ”miksei tästä ole kerrottu mitään”, ”on se intrassa”… Näitä klassikkorepliikkejä kuulee useissa organisaatioissa. Tällaisissa tilanteissa tulisi tarkastella tarkemmin sitä, mitä asia tarkoittaa kyseisessä yhteisössä: mikä tieto ei kulje ja missä haasteet ovat. Mänki mainitsee, että jo pelkän hymiön lähettäminen voi helpottaa toisen työtä. Jotta viestin lähettäjä ei joutuisi pähkäilemään, tuliko viesti perille, vastaanottaja voi kuitata sen saapuneeksi vaikkapa hymynaamalla ja kirjoittaa myöhemmin ehtiessään pidemmän vastauksen.
Työpajan aikana Mänki toi esille sen, että viestintä ja sisäinen viestintä tuo ihmiset yhteen ja sitoo tekemään ihmisiä samoja asioita samoista syistä – tai ainakin riittävän samoja ja riittävän samoista. Tärkeää on muistaa, että viestintä kuuluu kaikkien työhön. Jos sisäisen viestinnän seuraaminen ja siihen osallistuminen tuntuu hankalalta, voi luoda itselleen rutiinin vaikka laittamalla kalenteriin muistutuksen, että käy joka päivä tiettyyn aikaan kanavat läpi.
Laura Mängin vinkkejä sisäiseen viestintään
- Mielekkäät kanavat. Sopikaa yhdessä mikä kanava on mielekkäin ja missä kanavassa puhutaan mistäkin asioista. Myös vapaamuotoiselle keskustelulle ja höpöttelylle on hyvä olla nimetyt viestintäkanavat.
- Virtuaalinen kasvokkaisviestintä ja yhteiset kahvitauot. Vaikka porukka toimisi eri paikoissa, pitäkää yhdessä kahvitaukoja! Ottakaa vaikka viikoittain videoyhteys niihin, jotka toimivat muualla.
- Rutiineja viestintään. Pitäkää esimerkiksi meemimaanantai tai kakkukeskiviikko.
- Onnistumiset esille. Kerro, kun itse onnistut ja kehu muita heidän onnistumisistaan. Onnistumiset ovat asioita, joista työyhteisöissä mielellään kuullaan.
- Esimerkin tärkeys johtamisessa. Esihenkilöiden on erityisen tärkeää näyttää esimerkkiä ja tällä tavalla tuoda esille asioita ja toimintatapoja, jotka ovat heidän mielestään tärkeitä. Sisäinen viestintä ja johtaminen kulkevat käsi kädessä.
