Kiire ja epäselvät tehtävät kuormittavat ammatillisen koulutuksen henkilöstöä ja heikentävät työhyvinvointia. Usein kyse on rakenteellisesta ongelmasta. Tällöin joudutaan jatkuvasti tekemään päätöksiä ja osa henkilöstöstä kokee olevansa tiedon ja päätöksenteon ulkopuolella. Silloin tietokaan ei välity tehokkaasti työyhteisön sisällä.
Vastuiden selkeyttämistä ja tekemisen vakioimista saatetaan myös vältellä. Olemmehan tottuneet siihen, että kiire on hyvän työntekijän mittari (Waytz, 2023). Kiireen haasteen ratkaiseminen saattaa joskus tuottaa jopa vastarintaa. Saatamme saada tyydytystä siitä, että me hallitsemme tilannetta ja meillä on avaimet tehtävien pyörittämiseen. Silloin me olemme kaaoksen sankareita.
Vakiointi on Lean maailmasta tuttu käsite (esim. Modig & Ahlstrom, 2013) ja sillä voidaan vähentää epätasaisuutta ja vaihtelua. Työtehtäviä vakioimalla voidaan sujuvoittaa ja jouhevoittaa tekemistä. Vakiointi saattaa kuulostaa kankealta ja tylsältä, liitetäänhän se käsitteenä usein standardointiin. Käytännössä se yksinkertaisesti tarkoittaa sitä, että asioista sovitaan yhteisesti ja että ne hoidetaan tietyllä, sovitulla tavalla.
Vakioinnilla on monenlaisia hyötyjä:
- parantaa laatua (tasalaatuisuus, vähentää virheitä jne)
- selkeyttää tekemistä (varmuus toimia erilaisissa tilanteissa)
- vähentää jatkuvaa päätöksentekoa
- parantaa ennakoitavuutta
- parantaa psykologista turvallisuutta
- selkeyttää työnjakoa
- parantaa tiedonkulkua (sijaisten asemaa)
- vapauttaa aikaa ydintehtäviin, esimerkiksi opetukseen, opiskelijoiden kohtaamiseen ja tukemiseen
Alla olevassa kuviossa on kuvattuna esimerkkitilanne, jossa alkutilanne on kuormittava. Tekeminen on jotenkin sumuista ja sekavaa. Kaikki toki tekevät ahkerasti, mutta hoitavat päällekkäisiä tehtäviä ja toisistaan tietämättä. Työtoiminnan vakiointi tapahtuu yhteiskehittämällä. Tärkeätä on haasteen määrittely ja juurisyyn etsiminen, jotta voidaan lähteä etsimään kestävää ratkaisua. Kokeilut ovat tärkeitä, koska ne antavat onnistumisen kokemuksia ja toisaalta ohjaavat tarvittaessa uuteen suuntaan. Työtoimintoja vakioimalla voidaan sujuvoittaa prosesseja, tällöin epätietoisuus ja päällekkäin tekeminen vähenevät, tieto on selkeämmin hyödynnettävissä ja työkuorma tasoittuu.
Onnistunut vakiointi alkaa siitä, että yhdessä päätetään pysähtyä tilanteen äärelle. Yhteiskehittämisen menetelmillä voidaan löytää vaihtoehtoinen tapa toimia. Siten voidaan päästä kohti tilannetta, jossa työyhteisössä tieto on yhteistä valuuttaa, työ ei kuormita kohtuuttomasti ja kiire ei ole enää sankaruuden mitta, vaan ratkaistava ongelma.
Lähteitä ja lukemista:
Modig, N., Åhlström, P. & Tillman, M. 2013. Tätä on lean: Ratkaisu tehokkuusparadoksiin. 1. painos. Tukholma: Rheologica Publishing.
Sotehelmet-hanke (2022). Sotehelmet. https://www.sotehelmet.fi/wp-content/uploads/2022/11/Sotehelmet.pdf
Waytz, A. (2023). Beware a Culture of Busyness. HBR. https://hbr.org/2023/03/beware-a-culture-of-busyness
Översti, J. (2025). Lean-ajattelun soveltaminen opetuksessa: tehokkuutta ja kehitystä käytäntöön, Oamk Journal. https://oamkjournal.oamk.fi/2025/lean-ajattelun-soveltaminen-opetuksessa-tehokkuutta-ja-kehitysta-kaytantoon/.