Tilojen rooli tietotyön tuloksellisuuden kehittämisessä
Olen oman tutkijanurani aikana pohtinut paljon sitä, mistä tietotyöläisten ja asiantuntijaorganisaatioiden tuloksellisuus muodostuu ja miten sitä voidaan erilaisilla johtamisen ratkaisuilla tukea. Tuloksellisuus rakentuu useiden tekijöiden myötävaikutuksella. Eräs huomionarvoinen asia on tila, jossa työtä tehdään. Toimivat tilaratkaisut tukevat yksilön ja ryhmien työskentelyä, ja ne luovat mahdollisuuksia kohtaamisille ja yhteisöllisyyden rakentumiselle. Fyysinen työpaikka voi myös olla osa yksilön ja yhteisön työidentiteettiä. Toisaalta tiloista aiheutuu kustannuksia ja kuormitusta ympäristölle. Sopivia tilaratkaisuja etsittäessä tulee siis tasapainolla eri näkökulmien välillä.
Pohdittaessa sopivia tilaratkaisuja on tärkeää huomioida työnteon tapojen muutos. Tieto- ja viestintäteknologian kehityksen myötä – ja nyt viime vuosina pandemian vauhdittamana – työskentelystä on tullut aiempaa enemmän ajasta ja paikasta riippumatonta. Ei ole välttämättä fiksua matkustaa joka päivä työpaikalle, jos esimerkiksi keskittymistä vaativia työtehtäviä pystyy paremmin tekemään kotoa. Monissa organisaatioissa onkin lähdetty etsimään ns. fiksuja työkäytäntöjä (engl. new ways of working; ks. esim. Palvalin, 2019). Ideana on haastaa totutut työskentelytavat ja lähteä etsimään tapoja, joissa turha tekeminen jää pois ja voidaan käyttää työaikaa merkityksellisempiin asioihin. Resurssien hukkakäytön vähentäminen on paitsi fiksua myös vastuullista.
Fiksuja työnteon malleja on sovellettu jo melko pitkään ja niistä on tutkittua tietoa olemassa. Esimerkiksi eräässä tutkimushankkeessa tarkastelimme rakennusalan asiantuntijayritystä, joka päätti uudistaa työtilansa ja siirtyä kohti fiksumpia työskentelytapoja (ks. Ruostela et al., 2015). Yritys suunnitteli muuton yhteydessä tilaratkaisunsa niin, että henkilöstölle oli tarjolla tiloja eri työroolien tarpeiden mukaan. Tarkkuutta vaativaa teknistä suunnittelutyötä tekevät henkilöt saivat pysyvän työpisteen. Liikkuvan työn tekijät työskentelevät vaihtuvissa työpisteissä, neuvotteluhuoneissa ja asiakkaan tiloissa, ja heidän työtään tuetaan tarkoituksenmukaisten tietoteknisten välineiden avulla. Tehdyn muutoksen tuloksena tilakustannukset laskivat merkittävästi, hiilidioksidipäästöt vähenivät ja valtaosa henkilöstöstä koki uudet tilat aiempia parempina. On siis mahdollista samanaikaisesti laskea kustannuksia, vähentää ympäristövaikutuksia ja saada aikaan henkilöstön näkökulmasta toimivammat tilaratkaisut.
Tilojen merkitys tiedekunnan toiminnassa
Keskeiset kysymykset tiedekunnan johtamisessa liittyvät siihen, miten rajalliset resurssit kannattaa kohdentaa, jotta saadaan aikaan mahdollisimman hyviä tuloksia. Tiedekunnan budjetin näkökulmasta suurin kulueristä on henkilöstön palkkakustannukset. Seuraavina tulevat tilakustannukset ja matkustaminen.
Puhe siitä, ”satsataanko ihmisiin vai seiniin”, saattaa yksinkertaistaa monimutkaista tilannetta liikaa, mutta valintatilanne on ainakin jossain määrin todellinen. Tiloja tarvitaan oppimisen, opettamisen, tutkimuksen ja muun vuorovaikutuksen alustoiksi. Toisaalta, jos tilakustannuksista pystytään säästämään, on mahdollista palkata enemmän opettajia ja tutkijoita. Omassa tiedekunnassani nousee aika ajoin keskustelua henkilöstön jaksamisesta, joten näen houkuttelevana nipistää mahdollisuuksien mukaan tiloista, jos siten pystytään vahvistamaan henkilöstöä. Kun henkilöstö on ajoittain kovallakin kuormituksella, samaa ei voi sanoa esimerkiksi työhuoneista: jo ennen pandemiaa, mutta varsinkin nyt pandemian vihdoin helpottaessa suuri osa tiedekunnan työhuoneista on vajaakäytöllä. Tyhjänä olevat tilat eivät tuota mitään arvokasta – vain päästöjä ja kustannuksia.
Tilojen käyttöastetarkastelun ohella merkittävä kysymys on se, ovatko tilat ylipäänsä tarkoituksenmukaisia suhteessa henkilöstön ja opiskelijoiden tarpeisiin. Valtaosa opetustiloista on suunniteltu perinteiseen luokkahuoneopetukseen, mutta jo ennen pandemiaa esimerkiksi verkko-opetus ja flippaus ovat yleistyneet. Tällaiset opettamisen ja oppimisen muodot edellyttävät niitä tukevia tilaratkaisuja, esimerkiksi tiloja opiskelijoiden ryhmätyöskentelyyn. Kyse ei siis ole vain neliöiden määristä ja kustannuksista, vaan myös tilojen tarkoituksenmukaisuudesta. Näen, että molemmilla alueilla on merkittävästi parantamisen varaa.
Tilankäytön vastuullisuus- ja ympäristönäkökulmat ovat korostuneen tärkeitä rakennetun ympäristön tiedekunnalle. Kestävän rakennetun ympäristön edistäminen on valittu tiedekunnan tutkimusta ja koulutusta läpileikkaavaksi strategiseksi teemaksi, joten on luontevaa toimia tämän ajatuksen mukaisesti myös tiedekunnan omassa toiminnassa.
Kohti tiedekunnan optimimaalista tilaratkaisua
Tiedekunnassa tehdään hyvin monenlaisia asioita. Eri tutkimus- ja koulutusaloilla on hyvin erilaisia tilatarpeita, esimerkiksi suhteessa laboratorioresurssien käyttöön. Yhteisöllisyyden ja työhyvinvoinnin näkökulmasta nousee omat tarpeensa tilojen suhteen. Olennaista on myös huomioida opiskelijoiden ja yhteistyökumppaneiden tarpeet. Lisäksi yksilöillä on erilaisia elämäntilanteita ja mieltymyksiä suhteessa toivottaviin tilaratkaisuihin. Kysymys tiedekunnan optimaalisista tilaratkaisuista on siis kaikkea muuta kuin yksinkertainen.
TOSI-tilat-hanke pyrkii tunnistamaan ja ymmärtämään tiedekunnan henkilöstön ja opiskelijoiden tilatarpeita. Tämän tiedon pohjalta on tavoitteena löytää ratkaisuja, jotka tarjoavat entistä paremmat edellytykset yliopiston perustehtävien hoitamiseen ja opiskeluun, ja jotka samalla säästävät rahaa ja ympäristöä. Vaikka joistain asioista joudutaan todennäköisesti luopumaan, uskon että saamme tilalle enemmän positiivisia asioita.
Lähteet
Palvalin, M. (2019). Knowledge Work Performance Measurement in the New Ways of Working Context. (Tampere University Dissertations; Vol. 47). Tampere University. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-1055-4
Ruostela, J., Lönnqvist, A., Palvalin, M., Vuolle, M., Patjas, M. and Raij, A.-L., (2015) “‘New Ways of Working’ as a tool for improving the performance of a knowledge-intensive company”, Knowledge Management Research and Practice, Vol. 13, No. 4, pp. 382-390.