On tärkeää, että itsensätyöllistäjä järjestää laskutusasiat kuntoon ennen ensimmäisenkään laskun lähettämistä. Itsensätyöllistäjän käyttämä pankki todennäköisesti tarjoaa palvelun laskujen laatimiseen, lähettämiseen ja arkistointiin. Myös laskutuspalveluyritykset tarjoavat tukea, ohjeita ja laskutuspohjan sekä palvelua laskun mahdollisessa perinnässä.
Yhä useammat yritykset, yhteisöt ja viranomaiset ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Heiltä saa ohjeen laskun toimittamiseen. Iso osa yrityksistä hyväksyy myös sähköpostilla pdf-muodossa lähetettävän laskun. Jotkut ottavat vastaan myös paperilaskuja, mutta ne pitää usein lähettää erikseen digitoitavaksi. Se tietää aina pientä viivettä laskutuksessa ja tuo myös postituskuluja.
Ennen laskun lähettämistä on tärkeää varmistaa, että lasku perustuu sovittuihin asioihin, esimerkiksi tarjoukseen, ja että laskun maksaja ymmärtää laskuttaako yrittäjä, freelancer vai kevytyrittäjä. Kaikki tahot eivät välttämättä hyväksy kevytyrittäjien laskuja ja mm. ennakkoperintärekisteriin kuulumattomien freelancereiden laskujen loppusumman lisäksi maksajan tulee maksaa myös palkan sivukuluja.
Internetistä löytyy useita ohjeita laskun laatimiseen ja laskupohjia. Verohallinnolla on laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Siinä on mm. alla olevia kohtia.
Pakollisia merkintöjä laskussa ovat (AVL 209 e §):
- laskun antamispäivä
- juokseva tunniste (laskun numero tai muu tunniste, joka yksilöi laskun)
- myyjän arvonlisäverotunniste
- myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
- tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
- verokanta (esim. 24% tai 10%)
- suoritettavan veron määrä
- merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
- viittaus aikaisempaan laskuun, kun kyse on muutoslaskusta.
Tärkeä on huomata, että jos laskuttaja ei ole arvonlisäverovelvollinen, asia tulee mainita edellä mainitulla tavalla.
Näiden kohtien lisäksi laskussa tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:
– Laskuun lisätään tarvittaessa asiakkaan toivoma oma viite.
– Jos erilaiset kulut on sovittu sisältyvän laskuun, jokainen kulu eritellään.
– Laskun maksuehto tulee mainita (kuluttaja-asiakkaille suositus vähintään 14 pv).
Kannattaa pohtia jo etukäteen, miten toimitaan, jos laskua ei makseta. Tietoa voi etsiä internetistä hakusanoilla ”laskujen perintäpalvelu” ja tutkia, millaisia palveluja on tarjolla.
Linkkejä:
Suomen Yrittäjät – Yrityksen laskutus kuntoon
Kilpailu- ja kuluttajaviraston linjaus yrittäjän kuluttajalaskutuksesta
