Akateemiset työympäristöt ovat muutosten keskellä, kun yliopistojen yhdistymiset, muuttuneet työnteon tavat sekä taloudelliset kustannuspaineet luovat niiden suuntaan uusia muutostarpeita. Nämä useat muutostarpeet ovat ajaneet työympäristöuudistuksiin, joille ominaista on tilankäytön tehostaminen. Lisääntynyt aika- ja paikkariippumaton työskentely sekä tavoitteet tilankäytön optimoinnista ohjaavat akateemisia työympäristöjä erilaisten yhteiskäyttöisten tilaratkaisujen suuntaan. Esimerkiksi luopumalla yksilöhuoneista ja siirtymällä kohti yhteiskäyttöisiä työtiloja pyritään varmistamaan organisaation kantokykyä eli resurssien riittävyyttä ja oikeanlaista kohdentumista sekä tuetaan uusia työnteon tapoja.
Akateemisten työympäristöjen muuttuessa kohti tiiviimpiä ja jaetumpia tilaratkaisuja on tärkeää huomioida myös työympäristöjen käyttäjät, joita muutokset suoraan koskettavat. Tilamuutosprosessissa käyttäjät voidaan ottaa mukaan tilojen suunnitteluun hyödyntämällä osallistavia suunnittelumenetelmiä. Niiden avulla pyritään huomioimaan yksilöiden ja/tai ryhmien erilaiset tarpeet sekä mahdollistamaan osallistuminen muutosten suunnitteluun ja päätöksentekoprosessiin (Horelli, 2002). Käyttäjien tarpeita vastaava ja työhyvinvointia tukeva lopputulos eli toimivat tilat sekä niiden edellyttämät yhteiset käytänteet voidaan siis saavuttaa osallistamalla käyttäjät ja yhteisö mukaan suunnitteluprosessiin ja uusien käytänteiden solmimiseen. Osallistavien suunnittelumenetelmien hyödyntäminen onkin yleistynyt ja monimuotoistunut yhtenä suunnittelutyökaluna (Horelli, 2002; Wacnik et al., 2025).
Etänä vai Läsnä? -tutkimushankkeessa on tarkasteltu kahta kohdeyliopistoa, joiden työympäristöt ovat kohdanneet edellä kuvattujen kaltaisia merkittäviä muutostarpeita, ja joista osassa työympäristömuutokset on toteutettu hyödyntämällä osallistavia suunnittelumenetelmiä. Alustavat tutkimustulokset osoittavat, että sekä käyttäjien että organisaation uudistumistarpeita palvelevan lopputuloksen kannalta on tärkeää kiinnittää huomiota siihen, miten osallistaminen toteutetaan. Osallistava suunnitteluprosessi voidaan toteuttaa monilla eri tavoin, ja tutkimushankkeen kohdeyliopistojen muutosprosesseista voikin tunnistaa useita erilaisia osallistavan suunnittelun tasoja ja menetelmiä riippuen muutosprosessin kontekstista, tavoitteista ja tehdyistä strategisista valinnoista. Osallistavassa suunnitteluprosessissa on tärkeä huomioida muun muassa keitä prosessiin kutsutaan osallistujiksi, minkä tasoista osallistumista kutsutuilta odotetaan, missä vaiheessa muutosprosessia osallistaminen toteutetaan, sekä millaisia osallistavia työkaluja ja menetelmiä hyödynnetään (Horelli, 2002).
Syvennyttäessä osallistamisen keskeisiin tekijöihin oleellista vaikuttaa olevan osallistamisprosessin tasapuolisuus ja avoimuus, jotta kaikki käyttäjät, joita muutosprosessi koskettaa, saisivat mahdollisuuden tulla kuulluksi. Täten tärkeää vaikuttaa olevan myös se, miten käyttäjätietoa kerätään eli millä keinoin käyttäjiä kuullaan. Esimerkiksi osallistamalla yhteisöä tai ryhmää yhdessä samanaikaisesti käyttäjillä on mahdollisuus kollektiivisesti uudelleenarvioida omia tarpeita ja peilata niitä yhteisön tarpeisiin. Tämä voi auttaa saavuttamaan yhteisymmärrystä, luomaan kompromisseja sekä kehittämään täysin uudenlaisia ratkaisuja. Vastakohtaisesti käyttäjätietoa voidaan kerätä myös jokaiselta yksilöltä erikseen, jolloin saadaan yksityiskohtaistakin dataa yksittäisistä käyttäjien tarpeista ja toiveista. Tämä ei kuitenkaan mahdollista kollektiivista pohdintaa, vertailua tai kompromissien muodostamista yhteisön tasolla. Vaarana on, että eriytetysti toteutetusta yksilöiden osallistamisesta muodostuu lopputulemana eräänlaisia henkilökohtaisia toivelistoja, jotka voivat olla merkittävässä ristiriidassa muiden käyttäjien, yhteisön tai organisaation tarpeiden kanssa.
Kerättyä käyttäjädataa voidaan hyödyntää eri tavoin suunnittelussa. Osallistaminen voi tapahtua käyttäjien ja suunnittelijan välillä yhden- tai kahdensuuntaisesti. Yhdensuuntaisessa osallistamisessa informaatio kulkee vain käyttäjältä suunnittelijalle tai toisin päin ja osallistamisen painopiste on viestinnässä. Tällöin käyttäjät saavat tietoa prosessista ja tilauudistuksista, mutta heillä ei ole todellista mahdollisuutta vaikuttaa ratkaisuihin. Tiedostustilaisuudet ja käyttäjäkyselyt, joita ei hyödynnetä suunnitelmissa, ovat esimerkkejä yhdensuuntaisesta osallistamisesta. Sen sijaan kahdensuuntaisessa osallistamisessa suunnittelija yhteiskehittää suunnitelmia vuorovaikutuksessa käyttäjien ja muiden muutosprosessin toimijoiden kanssa. Tällöin käyttäjillä on aito mahdollisuus vaikuttaa päätöksiin esimerkiksi työpajojen tai konsultaatioiden kautta. Kuitenkin suurissa työyhteisöissä kaikkien käyttäjien osallistaminen kahdensuuntaisiin yhteiskehittämistyöpajoihin voi olla haastavaa, ellei jopa mahdotonta, jolloin esimerkiksi kyselyiden hyödyntäminen tai käyttäjäedustajien valitseminen voi olla sopiva vaihtoehto tai jopa välttämättömyys.
Täten myös sillä on merkitystä, kuka osallistamisprosessia on toteuttamassa käytännön tasolla. Muutosprosessille vaikuttaa olevan eduksi, jos osallistamisessa vastuullisena on mukana asiantuntijuutta omaavia henkilöitä, joilla on muutosvalmiutta sekä proaktiivinen asenne kehittämistyöhön. Tämä voi ruokkia koko yhteisön muutosvalmiutta sen sijaan, että yhteisön kesken vallitsisi ehdotonta muutosvastarintaa. Muutosprosessia tukee myös järjestäjien ja osallistujien sitoutuminen suunnitteluprosessiin, sillä suuri vaihtuvuus kuormittaa ja lisää esimerkiksi haasteita tiedonkulussa. Osallistavissa muutosprosessissa keskeistä onkin tehokas viestintä sekä prosessien hallinta ja koordinoitu johtaminen, jotta sekä organisaation strategiset tavoitteet että käyttäjien tarpeet täyttyvät.
Lisäksi osallistavan suunnittelun ajoituksella on suuri merkitys ja vaikuttaakin siltä, että osallistamista tulisi olla pitkin prosessia toteutettuna hankkeen eri osapuolille. Erityisesti käyttäjät tulisi ottaa mukaan jo varhaisessa vaiheessa esimerkiksi hankkeen strategisten tavoitteiden asettamiseen ja alkuvaiheen suunnitteluun. Mikäli käyttäjien osallistaminen tapahtuu vasta prosessin loppupuolella, mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen jää rajalliseksi. Tämän seurauksena osallistaminen saatetaan kokea näennäisenä. Sen sijaan varhaisessa vaiheessa tehty osallistaminen mahdollistaa sen, että käyttäjien näkemykset tulevat aidommin huomioiduiksi hankkeen tavoitteissa ja ratkaisuissa. Myös olemassa olevassa kirjallisuudessa on tunnistettu, että ennen kaikkea suunnitteluprosessin alkupuolella toteutettu käyttäjien osallistaminen tukee muutosprojektin onnistunutta lopputulosta sekä käyttäjien sitouttamista uusiin työympäristöratkaisuihin (Sanders & Stappers, 2008; Voordt & Jensen, 2023).
Mikäli osallistavassa suunnitteluprosessissa ei kiinnitetä huomiota muun muassa edellä mainittuihin seikkoihin, vaarana on, että lopputulos ei palvele joko käyttäjiä tai organisaatiota. Pahimmassa tapauksessa molempien tarpeet ja tavoitteet voivat jäädä saavuttamatta. Onnistunut osallistava suunnitteluprosessi on kuitenkin aina kontekstisidonnainen eikä yhtä absoluuttisesti parasta osallistamisen tapaa ole olemassa. Sekä hankkeen tutkimustulosten että aiemman kirjallisuuden valossa näyttää kuitenkin siltä, että ennen kaikkea kahdensuuntainen osallistaminen, sujuva tiedonvaihto, selkeät roolit ja eri osapuolten sitouttaminen prosessiin ovat keskeisiä yhteissuunnittelun onnistumiselle. Osallistujat ja loppukäyttäjät tulisi myös nähdä suunnittelu- ja muutosprosessissa enemmän kumppaneina kuin objekteina samalla kun perinteinen hierarkkinen suunnittelija-tilaaja-asetelma muuttuu arkkitehdin roolin osalta yhä enemmän tilamuutosten suunnittelijasta muutosprosessin fasilitaattoriksi (Sanders & Stappers, 2008).
Osallistavien suunnittelumenetelmien yleistyessä on mielenkiintoista pohtia, mikä vaikutus niillä on työympäristöjen laatutekijöihin ja työhyvinvointiin. Kasvava ymmärrys rajallisista resursseista sekä alati muuttuvat tietotyön tekemisen tavat saattavat vaatia tulevaisuuden työympäristöiltä vieläkin tehokkaampaa tilankäyttöä sekä jaettujen tilojen ja yhteisöllisyyttä tukevien suunnitteluratkaisujen suosimista. Voiko tilankäytön optimoinnin tavoittelussa tulla kuitenkin jossain kohtaa raja vastaan? Vaikka osallistavilla suunnittelumenetelmillä voidaan tukea loppukäyttäjien sitouttamista ja sopeuttamista työympäristömuutoksiin, ne eivät välttämättä yksin riitä ratkaisemaan tilavähennyksiin liittyviä haasteita. Siksi tilankäytön optimointia on aiheellista tarkastella myös kriittisesti. Voiko jatkuva tilojen tiivistäminen täyttää käyttäjien perustarpeita loputtomiin, vai olemmeko jossain vaiheessa pisteessä, jossa työn tekemisen laatu ja työntekijöiden hyvinvointi kärsivät tilaoptimoinnin trendistä, riippumatta siitä kuinka paljon käyttäjiä olisi osallistettu työympäristömuutosten suunnittelussa? Työympäristön käyttäjät eli työntekijät ovat kuitenkin ne, jotka lopulta muodostavat organisaation toimintakyvyn keskeisen perustan.
Horelli, L. (2002). A Methodology of Participatory Planning. In R. B. Bechtel, & A. Churchman (Eds.), Handbook of Environmental Psychology (pp. 607–628). Wiley.
Sanders, E. B.-N. & Stappers, P. J. (2008). Co-creation and the new landscapes of design. CoDesign. [Online] 4 (1), (pp. 5–18).
Voordt, T.v.d. & Jensen, P.A. (2023). The impact of healthy workplaces on employee satisfaction, productivity and costs. Journal of Corporate Real Estate, 25(1), (pp.29–49).
Wacnik, P., Daly, S. R., & Verma, A. (2025). Participatory design: a systematic review and insights for future practice. Design Science, 11, Article e21.